BAB III
MEKANISME PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA
DENGAN PENYUSUNAN INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA

Pelaksanaan evaluasi kinerja berdasarkan penyusunan indikator dan sasaran kinerja, digunakan untuk melakukan evaluasi proyek pada tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, dan yang sudah selesai, tanpa melakukan penelitian lapangan yang mendalam.

Tujuan pelaksanaan evaluasi kinerja dengan cara ini adalah untuk mendapatkan masukan mengenai perkembangan pelaksanaan proyek, apakah pencapaian tujuan sesuai dengan indikator dan sasaran kinerja yang disepakati dalam perencanaannya.

Dengan cara ini digunakan indikator dan sasaran kinerja yang terdiri dari 5 tingkatan indikator tujuan, yaitu masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak. Indikator tersebut dituangkan dalam Kerangka Kerja Logis (KKL) dengan matrik 5 baris 4 kolom.

3.1. Organisasi Pelaksana

  1. Wewenang dan tanggungjawab pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja proyek pembangunan di tingkat departemen/lembaga dapat dilakukan dan dikoordinasikan oleh unit kerja yang sudah ada seperti Biro Perencanaan yang berada di bawah pejabat setingkat eselon I dan memiliki akses langsung kepada pimpinan seperti Sekretaris Jenderal atau pejabat yang setara.
  2. Sedangkan pelaksanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja di daerah dikoordinasikan oleh Bappeda Propinsi.
  3. Bappenas (Tim Pengarah dan Biro Sektor) bertanggungjawab terhadap kesepakatan indikator dan sasaran kinerja yang telah disusun oleh departemen/ lembaga dan daerah.

Adapun alur penyusunan indikator dan sasaran kinerja secara rinci dapat dilihat pada
Bagan 2.

alt

3.2. Tahapan Pelaksanaan

Pelaksanaan terdiri atas 4 tahapan. yaitu:

  1. Perencanaan.
  2. Penyusunan indikator dan sasaran kinerja.
  3. Pelaksanaan evaluasi kinerja.
  4. Pelaporan hasil evaluasi kinerja.

3.2.1. Perencanaan

Dalam perencanaan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dapat ditempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penentuan obyek.
2. Pemahaman terhadap indikator dan sasaran kinerja.

3.2.1.1. Penentuan Obyek

Obyek penyusunan indikator dan sasaran kinerja adalah proyek-proyek pembangunan yang termasuk dalam DIP dan dokumen lain yang disamakan. Setiap proyek pembangunan yang diusulkan harus mencantumkan indikator dan sasaran kinerja secara lengkap.

3.2.1.2. Pemahaman Terhadap Indikator dan Sasaran Kinerja

a. Definisi Indikator dan Sasaran Kinerja

Indikator dan sasaran kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkatan tujuan proyek yang telah ditetapkan dan mencakup indikator masukan, keluaran, hasil, manfaat, dan dampak.

Sedangkan definisi masing-masing indikator da sasaran kinerja dapat dilihat pada Bab sebelumnya.

b. Fungsi Indikator dan Sasaran Kinerja

Fungsi Indikator dan sasaran kinerja:

  1. Memperjelas tentang, apa, berapa dan kapan suatu proyek dilaksanakan.
  2. Menciptakan konsensus untuk menghindari kesalahan interpretasi dan diskusi selama pelaksanaan kegiatan.
  3. Membangun dasar bagi monitoring dan evaluasi.

c. Persyaratan penyusunan indikator dan sasaran kinerja:

  1. Spesifik dan jelas; sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.
  2. Dapat diukur secara obyektif; yaitu 2 orang atau lebih yang mengukur indikator dan sasaran kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.
  3. Relevan; indikator dan sasaran kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan.
  4. Penting; indikator dan sasaran kinerja harus berguna untuk menunjuk keberhasilan operasional, keluaran, hasil, manfaat dan dampak.
  5. Sensitif terhadap perubahan; indikator dan sasaran kinerja harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil program.
  6. Terukur; baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
  7. Efektif; indikator dan sasaran kinerja yang digunakan dapat dikumpulkan, diolah dan dianalisis datanya dengan biaya yang tersedia.

3.2.2. Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja

Untuk mendapatkan pemahaman dan pencapaian kesepakatan terhadap indikator dan sasaran kinerja proyek yang disusun, digunakan pendekatan "kerangka kerja logis" sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Pada Bab II dijelaskan bahwa KKL terdiri dari 5 baris dan 4 kolom, penyusunan indikator dan sasaran kinerja merupakan bagian dari KKL kolom 2. Berikut ini akan dijelaskan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam kolom 2 KKL, dilengkapi dengan kolom-kolom lainnya.

KOLOM 1 :

Ringkasan Narasi (Narrative Summary) dan indikator kinerja secara kualitatif.

Kolom 1 menunjukkan ringkasan narasi setiap tingkatan proyek secara kualitatif.

Indikator masukan dan kegiatan:

  • Sebutkan rincian kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksana proyek.
  • Sebutkan jumlah dana dan jenis masukan yang akan digunakan dalam kegiatan.

Indikator keluaran:

  • Tentukan hasil spesifik yang diharapkan dalam pelaksanaan kegiatan yang dirinci pada baris 1: yaitu mengolah masukan menjadi keluaran.

Indikator hasil:

  • Uraikan dengan singkat motivasi atau latar belakang proyek memproduksi keluaran.
  • Bila keluaran sudah diproduksi, fungsi langsung apa yang diharapkan dari keluaran.

Indikator manfaat:

  • Sebutkan harapan yang ingin dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan berfungsi seperti diuraikan dalam indikator hasil.

Indikator sasaran dan dampak:

  • Jelaskan dasar pemikiran, latar belakang dan alasan diproduksinya keluaran untuk tujuan yang paling tinggi, sasaran sektoral, daerah atau nasional.

KOLOM 2 :

INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA.

Indikator masukan dan kegiatan:

  • Cantumkan jumlah dana dalam nilai uang untuk setiap jenis masukan.
  • Tentukan unit kegiatan (investasi) yang dilakukan dalam satu ruang lingkup proyek yang rinci.
  • Identifikasi jumlah sumberdaya manusia yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan proyek.
  • Tentukan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penyelesaian proyek.

Indikator Keluaran:

  • Tentukan hasil langsung dari pengolahan masukan/pelaksanaan kegiatan.
  • Tentukan jenis dan jumlah keluaran fisik dalam satuan fisiknya seperti ton semen, hektar tanah, ton pupuk, jumlah orang yang dilatih, dan lainnya.

Indikator Hasil:

  • Tentukan ukuran kuantitatif yang menunjukkan fungsi langsung keluaran setelah proyek selesai, seperti jumlah anak sekolah yang dapat ditampung.

Indikator Manfaat:

  • Tentukan ukuran yang menunjukkan manfaat keluaran setelah setelah berfungsi dengan baik, seperti peningkatan angka partisipasi anak sekolah.

Indikator Dampak:

  • Identifikasi pengaruh positif dan negatif pada setiap tingkatan indikator berdasarkan asumsi yang telah ditetapkan.
  • Sebutkan sasaran yang paling jauh, tingkatan tujuan tertinggi dari proyek.
  • Cantumkan sasaran sektoral, daerah, atau nasional. Misalnya peningkatan penerimaan devisa negara dari sektor pertanian melalui proyek perkebunan. Bila keluaran proyek perkebunan dapat berfungsi meningkatkan produktivitas tanah dan tanaman maka selanjutnya dapat meningkatkan ekspor, memenuhi permintaan dalam dan luar negeri (manfaat).

KOLOM 3 :

CARA/ ALAT MENJELASKAN/ MEMBUKTIKAN INDIKATOR PADA KOLOM 1 DAN 2 (MEANS OF VERIFICATION).

Menentukan sumber atau alat untuk mendapatkan data/informasi yang digunakan untuk membuktikan indikator dan sasaran kinerja mulai dari masukan, keluaran, hasil, manfaat dan dampak.

a. Data mengenai masukan (seperti besarnya dana dan rincian kegiatan), dapat diperoleh dari Departemen teknis, Kanwil/Dinas, Pemimpin Proyek, Direktorat Jenderal Anggaran-Departemen Keuangan, konsultan, kontraktor, dan instansi terkait.

b. Data mengenai keluaran (apakah kegiatan-kegiatan proyek dapat diselesaikan sesuai rencana), dapat dicari data dan informasinya pada departemen teknis, instansi terkait dan pemerintah daerah dimana proyek tersebut berlokasi.

c. Data dan informasi mengenai berfungsinya/hasil suatu keluaran, dapat diperoleh dari departemen teknis, instansi terkait, penerima manfaat, pemerintah daerah, dan masyarakat di sekitar lokasi proyek.

d. Data dan informasi mengenai manfaat dapat ditanyakan pada penerima manfaat, Bappeda/Kanwil/Dinas, instansi terkait dan masyarakat sekitar lokasi proyek.

e. Data dan informasi untuk dampak dapat ditanyakan dan diteliti di lapangan untuk setiap tingkatan indikator kinerja yang akan diukur seperti departemen teknis, penerima manfaat, Kanwil, Dinas, Bappeda, Kantor statistik setempat, dan instansi terkait.

KOLOM 4 :

ASUMSI-ASUMSI TERPENTING (IMPORTANT ASSUMPTIONS)
  • Yaitu faktor-faktor eksternal, atau hal-hal di luar kontrol pengelola proyek, yang perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek yang dinilai dari pencapaian indikator-indikator kinerja di setiap tingkatan pada kolom 1 dan 2.
  • Hal-hal yang biasanya terjadi dan mempengaruhii pencapaian indikator. Misalnya birokrasi yang rumit, kebijakan pemerintah yang sering berubah, komitmen pemerintah yang tidak dapat dipenuhi sehingga menyebabkan tertundanya proyek, tidak tercapainya indikator secara optimal, krisis ekonomi, bencana, dan lainnya.
  • Hal-hal negatif yang mungkin timbul sebagai dampak proyek di setiap tingkatan tujuan dan dapat mempengaruhi keberhasilan proyek, tetapi di luar kemampuan pelaksana proyek untuk mempengaruhinya.
  • Faktor-faktor ini biasanya dapat diidentifikasikan atau tercakup dalam semua aspek-aspek proyek: aspek teknis, organisasi, lingkungan, keuangan dan ekonomi.

Sebagai contoh dapat dilihat matrik KKL untuk proyek irigasi pada Tabel 2.

3.2.3. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja dengan Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja

Penilaian kinerja proyek pembangunan dilakukan dengan membandingkan informasi indikator kinerja dan sasaran kinerja yang dicapai pada saat pelaksanaan proyek dengan indikator dan sasaran kinerja yang telah ditetapkan dan disepakati.

Melalui pemantauan indikator sasaran kinerja tersebut harus dapat diketahui dengan cepat keadaan yang terjadi pada saat pelaksanaan proyek, sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan koreksi apabila diperlukan.

Mekanisme pelaksanaan evaluasi kinerja dengan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dapat dilihat secara rinci pada Tabel 3.

3.2.4. Pelaporan Hasil Evaluasi Kinerja

Pelaporan hasil evaluasi kinerja dengan penyusunan indikator dan sasaran kinerja didasarkan pada keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan/Ketua Bappenas Nomor: KEP.120/KET/7/1994 tentang Sistem Pemantauan dan Pelaporan Pelaksanaan Proyek Pembangunan. Laporan ini hanya menyajikan tentang indikator dan sasaran kinerja masukan dan keluaran, sedangkan untuk indikator hasil, manfaat dan dampak akan diperoleh informasi yang mendalam setelah proyek selesai dan bila dipandang perlu dapat dilakukan studi evaluasi kinerja. Kriteria dan tahap-tahap pelaksanaan studi evaluasi kinerja akan diuraikan pada bab selanjutnya.